Dokumentacja interwencji

Obowiązkowy warunkowo: po spełnieniu opisanej przesłanki dokument trzeba sporządzić. Fakultatywny: może pomóc, lecz nie zastępuje wymaganego protokołu. W każdej karcie czynności i interwencji na końcu znajdziesz dokładny zestaw z warunkami i pobieraniem dostępnych druków.

Przeszukanie, oględziny, zatrzymanie rzeczy i zatrzymanie osoby — dokumentacja właściwego trybu. Gdy rzeczy ujęto w protokole przeszukania, nie twórz automatycznie drugiego protokołu tej samej czynności. Zatrzymanie procesowe, zatrzymanie nieletniego i doprowadzenie do wytrzeźwienia mają odrębne dokumenty.

W służbie patrolowej prowadź notatnik służbowy albo e-Notatnik (§ 25 ust. 9 zarządzenia nr 768 KGP). W służbie drogowej przebieg służby dokumentuje się w e-Notatniku; przy braku dostępu lub awarii zapisz na papierze i niezwłocznie przenieś zapis po usunięciu przeszkody (§ 11 ust. 1 pkt 10 zarządzenia nr 30 KGP w brzmieniu z 2026 r.). Wpisz czas, miejsce, przyczynę, osoby, podjęte działania, wynik, powiadomienia i oznaczenia protokołów.

Nie sporządzaj dodatkowej notatki urzędowej będącej relacją z przebiegu i wyników czynności już utrwalonej w protokole (§ 22 ust. 5 wytycznych nr 3 KGP). Notatka nie zastępuje ustnego zawiadomienia, zeznań, wyjaśnień, przeszukania ani oględzin wymagających protokołu. Odrębne ustalenie albo szczególny obowiązek może wymagać własnego dokumentu.

Notatka urzędowa dokumentuje m.in. odrębne ustalenia do materiału procesowego; notatka służbowa służy zwykle obiegowi informacji w służbie. Przepis szczególny rozstrzyga rodzaj i obowiązek, np. notatka z pracy psa jako załącznik oględzin.

Użycie lub wykorzystanie ŚPB dokumentuj według art. 51 i 54–55 ustawy. Gdy brak skutków z art. 51 ust. 2 pkt 1, ust. 4 dopuszcza zapis w notatniku; nie każde użycie kajdanek wymaga odrębnej notatki.

Przy ustawowych skutkach przekazuje się notatkę przełożonemu. Użycie lub wykorzystanie broni palnej wymaga jej przekazania niezależnie od skutku; uwzględnij też szczególne przypadki art. 51 ust. 3. Opisz przesłanki, przebieg, środek, skutek, pomoc i powiadomienia.

Rzeczy: opis, cechy i oznaczenia, opakowanie, zabezpieczenie, pokwitowanie, odbiorca i czas przekazania. Załączniki zdjęciowe i nagrania: autor lub źródło, data, nośnik, spójne oznaczenie ze sprawą.

Dane adresowe i kontaktowe chronione art. 148a k.p.k. wpisz do załącznika. Nie zastępuj pouczenia pokrzywdzonego pouczeniem świadka czy zatrzymanego; dobierz język i status osoby.

Sprawdź podpisy, daty i godziny, podstawy, pouczenia, odpisy, pokwitowania i oznaczenia załączników. Wskaż właściwego odbiorcę oraz termin. Poprawiaj błędy z zachowaniem historii zapisu.

Dokumentację medyczną wystawia uprawniony personel; formularze w systemach służbowych i mandatowych wypełnia się w ich właściwym obiegu. Publiczny plik nie zastępuje wpisu w SEWiK ani wystawienia mandatu.